Alfa9 zprávy
Změny zákonů
-

Datové schránky v praxi - archivace

Jste-li právnická osoba, pak vám od 1. listopadu 2009 může úřad poslat jakýkoliv dokument do vaší datové schránky a vy můžete stejným způsobem odpovědět. Umožňuje, a dokonce nařizuje, to zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů.

O datových schránkách a jejich automatické aktivaci k 1. 11. 2009 jsme podrobněji informovali zde a většina z vás už se do své datové schránky alespoň podívala. 
To, že by vám od 1. listopadu měly veškeré písemnosti od státních orgánů být doručovány pouze do datových schránek, zatím nefunguje tak úplně na 100 %, ale je to zřejmě jen otázka pomalejšího rozjezdu. Zajisté už také víte, že datová zpráva se považuje za doručenou ve chvíli, kdy se do datové schránky přihlásíte, a to bez ohledu na to, zda jste si právě tuto konkrétní zprávu otevřeli a přečetli. A pokud se do schránky nepřihlásíte vůbec, je zpráva automaticky považována za doručenou desátý den od chvíle, kdy se ocitla ve vaší datové schránce, jedná se o tzv. doručení fikcí.
My vás chceme upozornit na tak trochu opomíjený fakt, že kompletní zprávy v datových schránkách zůstávají pouze po dobu 90 dnů po přečtení nebo automatickém doručení a poté se vymažou jejich přílohy. Ve schránce zůstane pouze obálka, která poslouží k případné kontrole přijatých a odeslaných datových zpráv. To znamená, že příjemce si musí tyto zprávy sám archivovat. To může udělat buď na vlastním počítači, nebo prostřednictvím placených doplňkových archivačních služeb České pošty.
Dokumenty lze také pochopitelně archivovat v listinné podobě, ale pouze s ověřením. Prostá kopie zprávy nemá právní hodnotu. Ověřenou zprávu v listinné podobě lze získat prostřednictvím pracovišť Czech POINTu za poplatek 30,- Kč za jeden list dokumentu, nebo klasickým ověřením, např. u notáře. Doklady lze konvertovat i opačnou cestou, tedy z listinné podoby do elektronické, s výjimkou dokladů, které nelze nahradit, např. doklady totožnosti. Při konverzi do elektronické podoby vám pracoviště Czech POINTu dokument zapečetí digitálním podpisem a vloží do elektronické úschovny. Uživatel dostane podací číslo a po jeho uplatnění si může elektronický dokument stáhnout a případně odeslat příslušnému úřadu.
Dále chceme upozornit na nutnost uchovávat si informaci o doručení datové zprávy do vaší datové schránky, protože od data doručení mohou být odvozeny lhůty pro další úkony ve správním nebo daňovém řízení. Stejně tak je třeba uchovávat informace o doručení datové zprávy úřadu či správci daně v případě vámi odeslaného dopisu nebo podání.
Veškeré informace o datových schránkách naleznete na www.datoveschranky.info.

Autor: Martina Vojíková

Tento web používá soubory cookie. Používáním tohoto webu s tím souhlasíte. Další informace o cookies.
✔ O.K.